25 råd fra branchen: Sådan får du din strategi for samarbejde til at leve
Repræsentanter fra de virksomheder og organisationer, der har tilsluttet sig Samarbejdsløftet, er til første workshop kommet med anbefalinger til, hvordan man får sin strategi for samarbejde ud at leve i sin virksomhed, organisation eller sit projekt. Her er en opsamling på de i alt 25 anbefalinger.
”Vi taler meget om strategi, men den skal ud at leve i den virkelige verden. Det handler om at være proaktiv og handle i de forløb, vi sidder i. Hvis ikke strategien kommer ud og leve i virkeligheden, er arbejdet gået tabt”,
Sådan lød det fra en af deltagerne, der var mødt op til Samarbejdsløftets første workshop, der foregik tirsdag den 10. oktober hos Arkitektforeningen. Her var omdrejningspunktet strategier for et bedre samarbejde. Her Til workshoppen var godt 25 aktører fra hele byggeriets værdikæde mødt op for i fællesskab at finde anbefalinger for, hvordan man i virksomheder, organisationer og byggeprojekter kan få samarbejdsstrategier til at leve. På baggrund af tre oplæg fra Urban Agenda, GC Jensen og Byggeri København, drøftede workshopdeltagerne konkrete og handlingsorienterede råd med afsæt i egne erfaringer. Og det er der nu kommet 25 anbefalinger ud af det til resten af branchen om:
- Tænk strategisk over hvorfor, med hvem og hvordan man vil samarbejde og med hvilket formål.
- Skab opbakning internt og eksternt – Inddrag hele organisationen og skab ejerskab til forandringerne, så strategien kommer ud at leve. Lav partnerskaber eksternt.
- Kommunikér strategien eksternt – ”Vi vil det gode samarbejde” – og mén det!
- Underbyg strategien med en dialog med samarbejdspartnere, med branchen og med andre samfundsaktører om udviklingen af byggebranchen og de rammer, vi arbejder indenfor.
- Tro på at åbenhed og dialog om løsningerne vil give bedre mulighed for at nå målsætningen om et bedre samarbejde.
- Deltag aktivt i udvalg og netværk, der potentielt kan give indspil til egen strategi, og hvor vi kan give noget tilbage til ’konkollegaer’.
- Gør brug af tidlig entreprenørinddragelse
- Involvér alle relevante aktører fra projektets start – fase 0. Det er med til at skabe informerede beslutninger, drøftelser og bedre ressourceudnyttelse samt effektiv projektudførelse. Og alle deltagende parter får fælles risiko og ”hånden på kogepladen”.
- Definer hvad vi mener, når vi siger ”tidlig entreprenørinddragelse”?
- Overvej, hvornår tidlig entreprenørinddragelse skaber værdi, og for hvem?
- Overvej formålet med tidlig inddragelse fra bygherreperspektivet.
- Gør noget aktivt for at ’blive gode venner’ fra projektets start
- Gør brug af opstartsworkshop med fokus på andet en teknikaliteter og byggeprocessen, men også på samarbejdet.
- Lær hinanden at kende – tag fx ud og spis en middag sammen i projektet.
- Definer succeskriteriet fra flere vinkler – hvad er din rolle og hvornår er du en succes?
- Overvej, om man kan blive lige så fastlåst i sin holdning overfor en ”ven”?
- Underkend ikke værdien af det interne samarbejde.
- Intern god overdragelse og involvering af nøglemedarbejdere i fælles opstart af nye sager.
- Definer en sags samlede succeskriterie for virksomheden på alle parametre: økonomi, social, bæredygtighed etc.
- Inddrag alle afdelinger, der er i berøring med ny sag.
- Overvej om man kan få bedre forståelse for kompleksitet i en ny sag ved at fortælle om udfordringerne.
- Overvej om vi kan undgå konflikter, hvis vores succeskriterie er dynamisk og til ”forhandling” hos ledelsen i vores virksomheder.
- Overvej mulighederne for at oprette ’forandringsteams’ som virksomhedens ”rejsehold” til mediation af konflikter.
- One size does not fit all! Juster derfor løbende strategien.
- En (udbuds)strategi kan ikke stå alene, men skal ud at leve i alle led af forretningen.
- Sørg for, at der er en forståelse blandt alle byggeriets parter om begreberne.
- Opret interne styregrupper, der opererer på tværs af forskellige niveauer og som kan spørge ind til samarbejdet på projekterne. Den interne styregruppe skal både turde og kunne tage fat på at finde ud af, hvad der egentlig sker og ikke lade sig spise af med “det går helt fint”- tilbagemeldinger.
- Opret også et styregruppe-setup i projektet, hvor der er repræsentanter fra alle led.
- Onboard nye medarbejdere i kultur, relationer, kommunikation og værdier i projekterne. Vi skal have et fælles mindset og en fælles kultur på projekterne.
- Få kontrakten op af skuffen, så alle løbende kan se, hvad der er aftalt.
- Overvej at indføre en “Kræftpakke”. Når fejl og konflikter opstår, skal de trækkes ud af projekterne med det samme – lidt lige som en kræftsvulst, så den ikke spreder sig. Fokus skal blive på det, konflikten handler om – alt andet er sekundært. Konfliktens omkostninger skal også trækkes ud af projektet, så de bliver synlige.
- Få talt sammen ansigt-til-ansigt om samarbejdet på et tidligt tidspunkt, ikke kun på mail.
- Få talt om konflikter så tidligt som muligt. Lav konkrete aftaler om, at man taler om konflikter og lav aftaler om, hvordan man griber noget, der er ved at udvikle sig til en konflikt.
- Vær opmærksom på, hvordan man skelner mellem det professionelle og det personlige. Lav konkrete aftaler om, hvordan man taler sammen.
- Det kan være en god idé at lære hinanden at kende personligt og privat, så man får et større indsigt i hinandens grænser.
- Overvej en verifikationsfase eller “neutralitetszone” i sammenhæng med tilbudsfasen. Skab en incitamentsstruktur, hvor den der udpeger problemerne belønnes i stedet for at blive straffet. Giv mulighed for at se det hele efter i sømmene, og giv de tilbudsgivende mulighed for at påpege mangelfulde områder i udbuddet, uden at dette medfører at man taber udbuddet.
- Overvej hvad man som bygherre kan gøre for at formulere rammerne for et godt samarbejde i udbudsstrategien. Stil jer selv spørgsmålet: Hvad gør vi konkret for at fremme et godt samarbejde? Samarbejde bør være på programmet hele vejen rundt.
- Invester tid i tilbudsfasen. Når bygherren byder ting ud, bør der afsættes mere tid, så tilbudsgiverne har ordentlig tid til at byde ind. Det er fx ikke særlig hensigtsmæssige at udbyde lige op til sommerferien. Hvis der investeres mere tid i tilbudsfasen, får vi gode og gennemarbejdede tilbud.
- Bygherren skal også sætte økonomiske ressourcer af til at betale for det gode samarbejde. Investér i at lære hinanden at kende fra start af. Investér i at have samarbejdet på programmet når man holder møder (bygherremøder, projekteringsmøder, byggemøder mv.) og investér i at integrere konflikthåndtering (fx PRIME) i projekterne fra start til slut.
