25 råd fra branchen: Sådan får du din strategi for samarbejde til at leve

”Vi taler meget om strategi, men den skal ud at leve i den virkelige verden. Det handler om at være proaktiv og handle i de forløb, vi sidder i. Hvis ikke strategien kommer ud og leve i virkeligheden, er arbejdet gået tabt” Sådan lød det fra en af deltagerne, der var mødt op til Samarbejdsløftets første workshop, som er en del af det, man forpligtiger sig til at deltage i, når man tilslutter sig. Her var omdrejningspunktet ’strategier for et bedre samarbejde’, der foregik tirsdag den 10. oktober hos Arkitektforeningen. Til workshoppen var godt 25 aktører fra hele byggeriets værdikæde mødt op for i fællesskab at finde anbefalinger for, hvordan man i virksomheder, organisationer og byggeprojekter kan få samarbejdsstrategier til at leve.  På baggrund af tre oplæg fra hhv. Byggeri København, Urban Agenda, og GC Jensen, formulerede workshopdeltagerne sammen konkrete og handlingsorienterede råd med afsæt i egne erfaringer. Og det er der nu kommet 25 anbefalinger ud af til resten af branchen om.

1. Tænk over hvorfor, med hvem og hvordan I vil samarbejde og med hvilket formål.
2. Skab opbakning internt og eksternt – Inddrag hele organisationen og skab ejerskab til forandringerne, så strategien kommer ud at leve. Lav partnerskaber eksternt.
3. Kommunikér strategien eksternt – ”Vi vil det gode samarbejde” – og mén det!
4. Underbyg strategien med dialog med samarbejdspartnere, med branchen og med andre samfundsaktører. Brug dialogen til at have fokus på udviklingen af byggebranchen og de rammer branchen arbejder indenfor.
5. Tro på at åbenhed og dialog om løsningerne vil give bedre mulighed for at nå målsætningen for et bedre samarbejde.
6. Deltag aktivt i udvalg og netværk, der potentielt kan give indspil til jeres egen strategi. I netværk kan I give noget tilbage til ’konkollegaer’.
7. Gør brug af tidlig entreprenørinddragelse. Involvér alle relevante aktører fra projektets start – fase 0. Det er med til at skabe informerede beslutninger, drøftelser og bedre ressourceudnyttelse samt effektiv projektudførelse. Alle deltagende parter får på den måde fælles risiko og alle har ”hånden på kogepladen”. Overvej følgende: Definer hvad I mener, når I siger ”tidlig entreprenørinddragelse”? Hvornår skaber tidlig entreprenørinddragelse værdi, og for hvem? Hvad er formålet med tidlig inddragelse fra bygherreperspektivet?
8. Gør noget aktivt for at ’blive gode venner’ fra projektets start. Gør fx brug af opstartsworkshop med fokus på andet en teknikaliteter og byggeprocessen, men også på samarbejdet. Lær hinanden at kende – tag fx ud og spis en middag sammen. Definer succeskriteriet fra flere vinkler – hvad er jeres rolle og hvornår er I en succes? Overvej, om I vil være lige så fastlåst i jeres holdning overfor en ”ven” eller om konstruktive løsninger er lettere at opnå når I kender hinanden?
9. Underkend ikke værdien af det interne samarbejde. Intern overdragelse og involvering af nøglemedarbejdere i fælles opstart af nye sager. Definer en sags samlede succeskriterie for virksomheden på alle parametre: økonomi, social, bæredygtighed etc. Inddrag alle afdelinger, der er i berøring med et nyt  projekt. Overvej om I kan få bedre forståelse for kompleksiteten i et nyt projekt ved at fortælle om udfordringerne. Overvej om I kan undgå konflikter, hvis jeres succeskriterie er dynamisk og til ”forhandling” hos ledelsen i jeres virksomheder. Overvej mulighederne for at oprette ’forandringsteams’ som kan fungere som virksomhedens ”rejsehold” til mediation af konflikter.
10. One size does not fit all! Juster derfor løbende strategien.
11. En (udbuds)strategi kan ikke stå alene, men skal ud at leve i alle led af forretningen/organisationen.
12. Sørg for, at der er en forståelse blandt alle byggeriets parter om begreberne.
13. Opret interne styregrupper, der opererer på tværs af forskellige niveauer, og som kan spørge ind til samarbejdet på projekterne. Den interne styregruppe skal både turde, og have mandat til, at finde ud af, hvad der egentlig sker i projekterne. Det er vigtigt at styregruppen ikke lader sig spise af med “det går helt fint”- tilbagemeldinger.
14. Opret også et styregruppe-setup i det enkelte projekt. Der bør være repræsentanter fra alle led i projektets værdikæde med i styregruppen.
15. Onboard nye medarbejdere i kultur, relationer, kommunikation og værdier i hvert enkelt projekt. Samarbejde kræver et fælles mindset og en fælles kultur på projekterne.
16. Få kontrakten op af skuffen, så alle løbende kan se, hvad der er aftalt.
17. Overvej at indføre en “Kræftpakke”, altså en ordning hvor der handles hurtigt på samarbejdsudfordringer. Når fejl og konflikter opstår, skal de trækkes ud af projekterne med det samme – lidt lige som en kræftsvulst, så den ikke spreder sig. Fokus skal blive på det, konflikten handler om – alt andet er sekundært. Konfliktens omkostninger skal også synliggøres så de ikke fylder uforholdsmæssigt meget i forhold til projektets overordnede økonomi. Konfliktens omkostninger skal også synliggøres så de ikke fylder uforholdsmæssigt meget i forhold til projektets overordnede økonomi.
18. Tal sammen om samarbejde fra de helt tidlige faser. Tal sammen ansigt-til-ansigt om samarbejdet, det styrker den konstruktive dialog. Dialog om samarbejde kan ikke kun ske på mail.
19. Få talt om konflikter så tidligt som muligt. Lav konkrete aftaler om, at I taler om konflikter og lav aftaler om, hvordan I griber udfordringer, der er ved at udvikle sig til en konflikter.
20. Vær opmærksom på, hvordan I skelner mellem det professionelle og det personlige. Lav konkrete aftaler om, hvordan I taler sammen.
21. Det kan være en god idé at lære hinanden at kende personligt og privat. På den måde får I større indsigt i hinandens grænser.
22. Overvej en verifikationsfase eller “neutralitetszone” i sammenhæng med tilbudsfasen. Skab en incitamentsstruktur, hvor den der udpeger problemerne belønnes i stedet for at blive straffet. Giv mulighed for at se det hele efter i sømmene og giv de tilbudsgivende mulighed for at påpege mangelfulde områder i udbuddet, uden at dette medfører at de taber udbuddet.
23. Overvej hvad I som bygherre kan gøre for at formulere rammerne for et godt samarbejde i udbudsstrategien. Stil jer selv spørgsmålet: Hvad gør vi konkret for at fremme et godt samarbejde? Samarbejde bør være på programmet hele vejen rundt.
24. Invester tid i tilbudsfasen. Når bygherren byder ting ud, bør der afsættes mere tid, så tilbudsgiverne har ordentlig tid til at byde ind. Det er fx ikke særlig hensigtsmæssige at udbyde lige op til sommerferien. Hvis der investeres mere tid i tilbudsfasen, resulterer det i gode og gennemarbejdede tilbud.
25. Bygherren skal også sætte økonomiske ressourcer af til at betale for det gode samarbejde. Investér i at lære hinanden at kende fra start af. Investér i at have samarbejdet på programmet når man holder møder (bygherremøder, projekteringsmøder, byggemøder mv.) og investér i at integrere konflikthåndtering (fx PRIME) i projekterne fra start til slut.

Gå tilbage til videnssiden