Unge Advisory Bord Blog: Sådan onboarder du din nye medarbejder – Dos & Dont’s

Juleferien står for døren, og i januar springer en ny grupper af studerende ud som fuldtidsansatte i den danske byggebranche. De unge er fulde af gåpåmod og vil gerne gøre en forskel for verden.  Med nye kollegaer, uskrevne regler, og et underliggende magthierarki der styrer hverdagen, kan en støttende onboarding-proces i høj grad lette rejsen, og skabe gode rammer for at vi som nyansatte med ambitioner om at skabe en mere bæredygtig byggebranche, kan udleve vores fulde potentiale.

Do’s

• Gør den første dag mindeværdig

First impression is everything. Giv din nye medarbejder en rundvisning, introduktion til de vigtigste medarbejdere, som personen kommer til at have kontakt med, også gerne topledelsen hvis muligt. Hav dagen planlagt og hold din medarbejder aktiv. Det er bedre med for mange indtryk end for få. Intro til virksomheden, organisation, arbejdsmetoder og værktøjer er også vigtigt. Det giver en følelse af virksomheden, vision og mål fra dag ét.

Bonustip: Opstarten bør være sat i system, fx med et detaljeret skema for den første uge, vigtige telefonnumre og en liste med konkrete opgaver, projektnumre eller anden vigtig information. Det er bedre at blive bombarderet med indtryk end ikke at få nogen! At finde sig til rette tager max en halv time. Morgenmad eller fællesfrokost med dit team giver en god start.

• Tilbyd et internt netværk, mentor, eller buddy-ordning

Mentor-ordning: en der kan give faglig sparring, når man som ny kommer ind i branchen. F.eks.  ugentlige møder, hvor ting kan blive vendt. Fx hvordan det går på projektet. Faglig sparring omkring byggeteknik, projektfaserne eller kommunikation.
Buddy-ordning: En der tager dig med til frokost de første par dage, introducerer dig til kaffemaskinen og personalegoder samt inviterer dig med til diverse sociale aktiviteter f.eks. fredagsbar, badmintonklub osv. Hvordan er praksissen for timeregistrering, er pauserne inkluderet og hvordan er proceduren ved sygdom, fravær og ferie.Bonustip: Hvis man bliver ansat i en nyoprettet rolle i en virksomhed, så er det vigtigt med en forventningsafstemning og løbende opfølgning med en leder og andre interne samarbejdspartnere

• Skab et positivt arbejdsmiljø fra dag 1

Som leder er det en god idé at fremhæve inklusion, teamwork og åben kommunikation. Opret fra starten regelmæssige check-ins for at forventningsafstemme. Feedback skal være konkretiseret og sat i system fx via 1:1 møder og hvad der motiverer og fungerer godt for enkelte medarbejdere! Hav en klar plan for milepæle og kommuniker åbent om det løbende. Det er den første tid, den nye medarbejder har allermest brug for det.

Bonustip: Som leder kan du fx have fokus på arbejdsbelastning, opgavetype og motivation hos medarbejderen på de regelmæssige check-ins.

• Work-Life Balance

En sund balance mellem arbejde og privatliv er afgørende. Tilbyd en arbejdskultur, hvor fleksible skemaer og remote arbejdsgange eller andre tiltag er mulige samt en kultur, der prioriterer trivsel på arbejdspladsen. Opgaveprioritering og forventingsafstemning om arbejdstimer er helt afgørende.

Bonustip: Husk at nyuddannede bliver betalt for at arbejde de timer der står i kontrakten og det forventes som udgangspunkt ikke at der arbejdes til kl. 20.00 hver dag for at nå i mål med opgaverne. Hvis der forventes noget andet, skal det italesættes tidligt.

• Italesæt arbejdsgange

Belys forventninger til arbejdstid, pauser og registreringer, samt værdien af interne netværk både de formelle netværk samt de uformelle kaffemøder med dine kollegaer. Arbejdet består ikke kun af at “producere”, men også af at holde dig opdateret på kollegaers arbejde og problematikker. Der skal derfor være kontinuerligt fokus på de sagte og usagte regler i virksomheden.Bonustip: Italesæt at det er ok at stille “dumme” spørgsmål. Fx kan det være svært at vide hvordan man skal tidsregistrere fællesmøder på arbejdspladsen.

Dont’s:

• Italesæt travlhed som standarden

Der er skabt en kultur, hvor travlhed er status quo, når samtalerne kører over kaffemaskinen eller i elevatoren. Den moderne arbejdsstyrke har forhøjet fokus på et balanceret arbejdsliv, og denne ‘jargon’ kan let afskrække nye medarbejdere og kan skabe en følelse af ikke at leve op til den forventede arbejdskultur, hvis man ikke føler sig stresset. Sæt fokus på at effektivt arbejde ikke nødvendigvis betyder overarbejde.

Bonustip: Som leder kan du fx sige: “Hvad skal der til for at du kan gå på weekend med god samvittighed?”. Hvis man sidder med et problem fredag eftermiddag, bliver det løst sammen, så man ikke overarbejder til sent om fredagen og tænker over det resten af weekenden.

• Negliger onboarding

Undervurdér aldrig onboarding-processen. Mange nyuddannede medarbejdere har ikke kendskab til alle aspekter af branchen fra deres uddannelse. Hellere for meget struktur end for lidt. For at sikre en smidig start for den nye medarbejder, anbefaler vi, at virksomheden onboarder i to spor:

(1) Introduktion til branchen. Som nyansat i byggebranchen, ses der et behov for at onboarde medarbejdere og aktører i hele værdikæden – hvornår træder jeres virksomhed ind i kæden?

(2) Introduktion til virksomheden. Sammen med præsentation af virksomhedens vision, mission og værdier, kan der være en introduktion til de muligheder, som er tilgængelige I virksomheden, fx interne netværk.

Bonustip: Vær engageret i din onboarding. Den nye medarbejder kan tydeligt mærke hvis systemet er der for systemets skyld og ikke for medarbejderens.

• Undgå for mange strukturændringer

Der må gerne være fart på arbejdsopgaverne, men det kan være en barriere, hvis der i opstartsfasen mangler en såkaldt ‘nærmeste leder’. Det gælder om at undgå store omrokeringer og strukturændringer i organisationen. I tilfælde af at dette ikke kan undgås, er det essentielt at give nye medarbejdere forhøjet opmærksomhed i form af ugentlige 1:1 møder med et udpeget interim leder.

Bonustip: Det er en fordel at chefen er tydeligt til stede, mens manglen på eller flere udskiftninger af lederen er et klart no-go.

• Undgå ’micro-management’

Som nyuddannet er der behov for hyppig sparring og dialog mellem medarbejder og leder. Dette kan i nogle tilfælde forveksles med en form for ’micro management’, hvor lederens tilstedeværelse kan opfattes som at blive kigget over skulderen. Giv den nye medarbejdere støtte, vær opmærksom, men skab også frihed under ansvar.

Bonustip: Giv den nyankomne medarbejder konstruktiv feedback – både ris og ros – så medarbejder har et pejlemærke efter hvad lederens forventning, arbejdsstil, fokus og retning er. Giv hellere lidt mere ros end ris i starten.

Find balancen og skab en inkluderende arbejdsplads for fremtidens generation af fagfolk!

Det handler hverken om at fejlfinde eller løfte pegefingre, men nærmere om at finde en balance, hvor vi skaber et inklusivt arbejdsmiljø med plads til alle. Men det kræver, at vi bliver lyttet til og taget godt imod fremfor at blive mødt med en “det er bare sådan det er, væn dig til det”-attitude.

I sidste ende ønsker vi nok alle at skabe en støttende onboarding-proces, der indgyder til en følelse af tilhørsforhold og værdi.Ved at følge disse do’s and dont’s kan virksomheder gennem god onboarding skabe tryghed og derved hurtigere effektivitet hos nye medarbejdere. I sidste ende vil en investering i den gode onboarding give overskud tilbage til virksomheden.