Hvordan opbygges og fastholdes tilliden på byggeprojekter?
Tillid er blandt de ord man oftest hører, når snakken falder på, hvordan man gerne vil samarbejde på byggeprojekterne. Vi skal have tillid til hinanden, så løser problemerne sig selv. Tillid har nærmest samme virkning som en tryllestav, men som med al anden magi taler vi bare rigtig sjældent om, hvad det egentlig betyder, hvordan vi får tillid, og hvordan vi vil vedligeholde tillid.
“Det er superlimen som får samarbejdet og helheden til at hænge sammen“, som Stina Trojlsgaaard fra Living Lean formulerede det ved Samarbejdsløftets workshop om netop tillid.
En af de største udfordringer i byggeprojekter er den begrænsede tid til at opbygge tillid, og det betyder, at der skal arbejdes ekstra hårdt for at få den til at eksistere. Skal man have “instant trust”, er en af de væsentlige ingredienser tydelige rammer forklarede Stina:
“Hvis vi ser en fodboldkamp, så ved vi alle sammen, hvor banen er. Vi ved også, hvor målet er, og hvordan man scorer mål, og hvad der i virkeligheden gør udslaget i kampen.. Vi har en meget klar ramme…og det er i virkeligheden det det handler om. Hvis vi har en meget klar ramme, så er det meget lettere at have tillid til hinanden.”
Med fodboldanalogien fastslog Stina Trojlsgaard, at en klar ramme for samarbejdet er afgørende for tillidsopbygning. Ligesom i en fodboldkamp kræver det klare regler, mål og roller for alle parter. Manglende klarhed kan føre til misforståelser og underminere tilliden. Derfor er det også vigtigt at fastholde og justere rammen løbende gennem projektet.
Erfaringer spiller også en vigtig rolle i tillidsopbygning. Negative erfaringer fra tidligere projekter kan skabe skepsis og fordomme, mens positive erfaringer kan styrke tilliden.
“I byggebranchen har vi et meget stort fordomsbillede af hinanden, og bliver tilliden udfordet, så er vi meget hurtige til at få skabt fjendebilleder af “os” og “dem”.
Det er vigtigt at være sig bevidst om disse erfaringer og deres indflydelse på samarbejdet, og ikke mindst er klar kommunikation en afgørende faktor i tillidsopbygningen. En åben dialog er afgørende for at undgå misforståelser og konflikter, der kan underminere tilliden.
Stina sluttede af med en opfordring til selvransagelse og nysgerrighed overfor hinanden. Ved at reflektere over ens eget ansvar og være åben over for andres perspektiver kan tilliden styrkes og samarbejdet forbedres.
Se Stina Trojlsgaards præsentation her.
Tillid i praksis
Med udgangspunkt i byggeriet af TEC skolen i Ballerup præsenterede PensionDanmark deres erfaringer med anvendelsen af en systematiseret tilgang til tillidsopbygning.
“Vi satte os sammen, og så på risici. Og uanset om det efter kontrakten var entreprenørens risiko, eller det var min risiko, så sagde vi: lad os hjælpes ad med at finde ud af, hvordan vi minimerer de her risici inden det bliver et problem,” forklarede Mette Munkedal Tange, som eksempel på, hvilke tiltag og spilleregler, der blev aftalt for at sikre det gode samarbejde på projektet.
Ved et “Hilse-på møde” deltog alle parter i en workshop, hvor temaet var tillidsbaseret samarbejde. Her skulle alle møde hinanden, afstemme forventninger og opbygge relationer, og – ikke mindst – aftale rammerne for det kommende samarbejde.
Det blev bl.a. aftalt at arbejde med en fælles risikolog og der blev givet håndslag på, at man hjalp hinanden med at få løst problemerne undervejs, “så det her med “svesken på disken – altså at være ærlige over for hinanden og sige tingene som de er,” blev en del af spillereglerne på projektet, fortalte Mette Munkedal Tange.
Udover fælles risikostyring og “svesken på disken” blev følgende spilleregler aftalt for skolebyggeriet:
– vi mødes fysisk
– ærlighed om, hvor man kommer fra
– fokus på at finde den fælles vej
– vise vilje til løsninger
– kommunikere respektfuldt – god tone
– vise integritet og sårbarhed
– sige til i god tid
– være undersøgende på uoverensstemmelser
– give hinanden feedback og være åben
– tal-ring-skriv (ved svære mails)
Efter projekteringens opstart afholdtes en workshop, hvor alle teamdeltagere fik udarbejdet en adfærdsprofil, så alle vidste “hvem er vi?” og i den kontekst blev spillereglerne genbesøgt. Ligeledes afholdtes en opfølgningsworkshop godt et år efter hilse-på mødet for at introducere nye aktører for samarbejdsaftalerne og få spillereglerne ud på pladsen. Intentionen var, at også håndværkerne skulle introduceres for spillereglerne
“Vi havde en fejring af 200 dage uden arbejdsulykker og her fortalte jeg dem om de her spilleregler…hvad det egentlig var, og så satte vi dem op i deres skurvogn, så de har spillereglerne siddende der, fortalte Mette Munkedal Tange. ” Vi regnede med at de ville tænke, at vi sgu da var gået totalt i rundkreds, men det virker som om, de tog godt imod det“. Mette afsluttede sit oplæg med at opridse de nøglebegreber, som hun anser for vigtige for det gode samarbejde:
RESPEKT
DIALOG
ENGAGEMENT
TILLID (til, at alle arbejder for et fælles mål)
Se Mette Munkedal Tanges præsentation her.
Tillid i projekter og programmer
“Det her, det er vandværkernes Storebæltsbro.” Sådan beskrev Erling V. Fischer, Projektchef i HOFOR, et projektprogram, som med 8 vandværker rundt om på Sjælland forsyner ca. 1 mio. forbrugere i hovedstadsområdet med drikkevand. Programmet omfatter nybygning af vandværker til en anlægssum i nærheden af 6 mia. kroner og forventes at skulle afsluttes i 2030.
Selvom programmet løber over 13 år kan man på HOFOR også man nikke genkendende til, at den tidsmæssige faktor spiller en afgørende rolle når man taler om tillid.
“Tillid kræver tid, og det er en stor udfordring i projekterne. Det er sjældent, der er tid, men det er man nødt til at insistere på,” fortalte Erling V. Fischer og forklarede derudover, at workshop-formatet er helt essentielt for at on-boarde og re-boarde medarbejdere på projekterne.
“Man skaber engagement og tillid ved at man mødes…Det behøver ikke at handle om teknik. Det kan også være vidensmæssige udfordringer, bæredygtighed eller andre emner, som kan være svære. Der bruger vi workshop formatet. Sætter de rigtige mennesker sammen, som så også knytter bånd og skaber et internt netværk.”
Tillid på formel
I HOFOR benytter man bl.a. tillidsformlen til at synliggøre, hvilke knapper der skal drejes på, når tilliden halter:
Kontrakterne er i høj grad med til at understøtte et fokus på egne behov. Og det er en en udfordring når man gerne vil have tillid på projekterne.
“I hvor høj grad, kan man egentlig se ud over sin egen personlige succes, eller firmaets succes, hvor man i stedet skal se på helhedens succes? Det er ret afgørende for tillid, tror jeg,” forklarede Erling V. Fischer og understregede, at det derfor er særlig vigtigt at være opmærksom på de ingredienser, som står i formlens tæller.
Når det handler om troværdighed, har et af vores nedslagpunkter været at have de rigtige kompetencer med i projekterne. Både de faglige, men også de personlige kompetencer. Derfor har man også i HOFOR også benyttet sig af personprofiler for at få fokus på, hvad der driver projektteamets medlemmer.
På den mere lavpraktiske hylde har man indført kommunikationsreglen:
GO-RI-MA (Go Ring Mail).
“Mails og skriftlig kommunikation er med til at forplumre det hele. Folk der tror man kan løse problemer på en mail, får den som regel lige tilbage i nakken som en boomerang. Derfor bruger vi den regel rigtig meget. Hvis du kan gå over til vedkommende, så gør det. Hvis ikke, så ring. Og så brug mail til at bekræfte aftaler med.”
En anden nyskabelse fra den lavpraktiske hylde er “kosteskabet”. “Når de her irritationspunkter opstår, så skal de fanges i nuet og man skal tage en snak med det samme…Og så er der ingen ledige mødelokaler!!!…” Hos HOFOR har man derfor valgt at dedikere et mødelokale – “kosteskabet” – netop til disse snakke. Her kan man give feedback til hinanden, lytte og være nysgerrig på hinanden. Og give en undskyldning, hvis det er på sin plads.
“Nogle gange, så bliver man skide irriteret på hinanden og hvis bølgerne er gået højt, så er det også i det rum, man kan give den undskyldning, så man kan genoprette tilliden, der er nødvendig for at fortsætte et godt samarbejde,” fortalte Erling og sluttede af med 3 gode råd (som blev til 4):
Fokuser også på de personlige kompetencer når teamet sammensættes
Brug workshops og fejringer til opbygge- og vedligeholde relationer
Brug projektkontorer og husk leveregler og opfølgning,
Og husk anerkendelse – og selvom du betaler for det.
Se Erling V. Fischers præsentation her.
