På Samarbejdsløftets workshop om partnerskabsmodeller mødtes aktører på tværs af branchen for at blive skarpe på, hvilken betydning partnerskaber kan have for samarbejdskulturen i byggeprojekterne.
På workshoppen var ca.30 repræsentanter fra Samarbejdsløftets tilsluttede virksomheder og organisationer samlet til en eftermiddag der bl.a. bød på oplæg fra:
- David Ploug, partner i JJW ARKITEKTER og en del ad &os partnerskabet
- Simon Klejs Gren, team- og partnerskabschef hos Civica – bolig med fremtid og en del af LIVA partnerskabet.
- Kristian Vasegaard Pedersen, projektchef i Arkil og en del af Svendborg Spilvand Partnerskabet sammen med afdelingschef Jannik B. Lund, der delte deres erfaringer – positive og negative.
Find en kort opsamling på hvert oplæg og se præsentationer herunder.
Oplægsholderne tog deltagerne med ind i partnerskabernes “maskinrum” og delte erfaringer med partnerskabsorienterede samarbejdsmodeller.
Dagens hovedpointer lød:
- Partnerskaber reducerer ikke nødvendigvis antallet af konflikter på byggeprojekterne, men kan sammen med et strategisk fokus på konflikthåndtering minimere konfliktomfanget – både i forhold til menneskelige omkostninger, udskudte tidsplaner og øgede omkostninger i projektbudgetterne. Jo bedre man kender hinanden, des større fordele, såvel økonomisk som socialt.
- Med de rette samarbejdspartnere, en sund kultur, et godt aftalegrundlag, og – vigtigst af alt – nogen der tager arbejdet med samarbejdet alvorligt, er der grobund for at kunne opnå store fordele.
- Det er vigtigt at have en partnerskabs- eller samarbejdsudvikler ansat på projektet, som en slags intern facilitator, der sidder med på projektet fysisk fra start til slut. Samarbejdsudvikleren skal have en veldefineret rolle og skal til enhver tid varetage projektets interesser fremfor den enkelte virksomheds interesser i samarbejdet.
- Den mellemmenneskelige dialog er vigtig. Alle tre oplæg pegede på vigtigheden af at tage dialogen om udfordringer eller frustrationer ansigt til ansigt eller over telefonen. Så snart dialogen bliver. skriftlig, enten over mail eller fx Dalux, så bliver det et spørgsmål om at fordele skyld og dække sin ryg. Tages dialogen mundtligt og i opløbet, kan konflikten ofte nedtones før den reelt bliver et problem.
- David Ploug, partner i JJW ARKITEKTER og en del af &os partnerskabet
David Ploug rammesatte dagens workshop med et oplæg om, hvorvidt partnerskaber skal ses som lukkede klubber eller trygge rammer. Overordnet var budskabet, at det er begge dele. Partnerskaber skaber et helt andet miljø for samarbejdskulturen, da parterne i partnerskabet er afhængige af hinanden over en længere periode og derfor har et andet incitament til at få samarbejdet til at fungere. Samtidig er partnerskaberne også lukkede klubber i det der ikke hentes nye samarbejdspartnere ind så længe partnerskabet varer.
Oplægget tog afsæt i konkrete erfaringer fra &os partnerskabet – som består af KAB, Enemærke & Petersen, JJW Arkitekter, Sweco, SLA Architects, Norconsult, Oluf Jørgensen Rådgivende Ingeniørfirma og Rekommanderet.
KAB valgte et strategisk partnerskab for at sikre optimale betingelser for renovering og nybyggeri af foreningens almene boliger. I &os partnerskabet blev der ikke kun fokuseret på tid, økonomi og kvalitet, men også på tryghed og en en god tone. I tidligere byggeprojekter havde der været gode leverancer på byggeriets traditionelle parametre, men der var et ønske om et større fokus på trivsel. Derfor blev modellen med et strategisk partnerskab valgt.
I oplægget blev det fremhævet, hvor vigtigt det er at aftale spilleregler for samarbejdet i et partnerskab. Man kan se det som en form for “Musketér-ed”, hvor bygherrer, rådgivere og entreprenører deler ansvar og har en fælles forsikring. En ordning, der skaber et helt andet samarbejdsmiljø ved fejl eller uforudsete udfordringer, og hvor der er mindre fokus på at placere skyld og ansvar og mere fokus på at finde løsninger.
Oplægget blev rundet af med tre konkrete anbefalinger til at styrke samarbejdskulturen gennem partnerskaber:
LYT – forstå hinanden og arbejd med sproget
DEL – del viden og usikkerhed.
LÆR – opsaml læring – lokalt og bredt – og stil krav til udvikling
- Simon Klejs Gren, team- og partnerskabschef hos Civica – bolig med fremtid og en del af LIVA partnerskabet.
Simon Klejs Gren præsenterede erfaringer fra Civicas strategiske partnerskab, LIVA. Partnerskabet står for renoveringsopgaver, udviklingsopgaver og nybyggeri, som team LIVA skal udføre for den almene boligorganisation Civica.
Visionen for samarbejdet er at optimere processer og mindske konflikter, hvilket kræver tæt fysisk samarbejde og at fokus på relationer går forud for selve produktionen.
Partnerskabets mål er at skabe værdi, især ved en vis porteføljevolumen. Afgørende er i denne skala tålmodighed, åben kommunikation om konsekvenser af valg og adressering af problemer tidligt og direkte fremfor at positionere sig. For at realisere disse mål inkluderer LIVA-partnerskabet også en fast “samarbejdsudvikler”, en rolle der er defineret i udbuddet, og som fungerer som intern facilitator og deltager fysisk i projektet fra start til slut.
Fire anbefalinger:
- Vær meget nøje i overvejelser om hvorvidt porteføljen giver værdi for et strategisk partnerskab: Vurder gentagelseseffekter og volumen. Strategisk partnerskab tager tid at ”løbe” i gang. Læg fra land med en realistisk og struktureret implementeringsplan.
- Sid sammen – vær konstruktiv ærlig: Når der opstår udfordringer, handler det om at kunne skære ind til benet og kernen i problemet. Man skal også kunne anskue forholdet oprigtigt og prøve at lægge forbehold bag sig.For alle partner i partnerskabet: Engager jer! Derfor skal I også have fokus på en konsekvent og entydig organisationsrapportering. Det betyder også at I skal få moderselskaber og øvrige interessenter så tæt på som muligt. I hverdagen er det vigtigt at i kommunikere åbent og respektfuldt. Så tal direkte og tal respektfuldt. Følg med verden og vær klar på løbende tilpasning.
- Gør ”hverdagen” så simpel som mulig – for projektmedarbejderne
Partnerskabet er en ny samarbejdsform som er ressourcetung. Det kræver fokus på tydelighed, tryghed og forståelse. Man skal også som samarbejdspartnere forstå hinandens hverdag og de forretninger man hver især har bag sig. Hav en operationel ledelse, som fokuserer på rammer, retning og vilkår. Projekterne skal løses i grupperne, for at de kan det skal de have en tydelig ramme og retning fra OL.
Slutteligt skal økonomimodellen være på plads. Tal det igennem og tal det så igennem tre gang mere så alle er enige om forudsætningsgrundlag. - Strategisk partnerskaber ikke en dans på roser, der er konflikter på alle niveauer
Derfor skal I sørge for at have styr på jeres tilgang til konflikter og løsninger – det skal have fuld fokus. - Zoom ind på partnerskabet fremfor moderselskabet – sæt jer sammen, glem ensidige interesser og fokuser på projektet. Søg tilbage til fakta, når problemerne opstår og lad jer ikke fange af egne interesser.
- Kristian Vasegaard Pedersen, projektchef i Arkil og en del af Svendborg Spilvand Partnerskabet sammen med afdelingschef Jannik B. Lund, der delte deres erfaringer – positive og negative.
I dagens sidste oplæg blev der zoomet ind på partnering. En samarbejdsmodel, hvor holdet på sættes efter udbud og tilbud. Derfor finder parterne først hinanden efter kontrakten er indgået modsat i partnerskabsaftalerne, hvor virksomhederne afgiver tilbud som et samlet hold. Denne partnerskabsmodel anvendes i dette tilfælde på grund af den komplekse karakter af projekterne, der er omfattet af aftalen.
Arkil delte deres erfaringer fra samarbejdet på Svendborg Spildevand.
I oplægget blev fordele og udfordringer ved partnering-modellen, hvor man som individuelle virksomheder er kontraktuelt bundet til hinanden over en længere periode, diskuteret.
Arkil understregede vigtigheden af at afsætte ressourcer til at etablere et tidligt og solidt samarbejde. Blandt redskaberne til at etablere samarbejdet var blandt andet en opstartsworkshop, hvor både styregruppe og projektledelse arbejdede sammen for at skabe en fælles forståelse rammebetingelser i partnerskabet. Her var vigtige emner som risiko, økonomisk fordeling af overskud og eventuelt underskud og håndtering af uforudsete udgifter væsentlige at få drøftet. Udover ledelsesforpligtelse, aftale om rammevilkår og økonomihåndtering blev der også talt om, hvilke redskaber der skal i brug for at sikre samarbejdet i dagligdagen. Her blev der blandt andet nævnt: åbenhed i økonomi, faste tidsplaner, muligheder for innovation ved løbende justering aftaler om arbejder og at tale sammen verbalt fremfor på skrift.
I dette oplæg blev der ikke kun fokuseret på hvilke fordele projektet har af partnerskabet, men også hvordan denne type samarbejde give nye rekrutteringsmuligheder. Den nye generation af medarbejdere vægter nemlig samarbejdet i projekterne højt og er vant til gruppearbejde og tværfagligt samarbejde.
Anbefalinger
- Tilstedeværelse: Sørg for at være til stede med hinanden. Det kræver sammenhold i hverdagen at sikre samarbejde på tværs af virksomheder
- Projektledelse som disciplin: Det stiller større krav til projektledelsen at styre et projekt hvor der er flere parter omkring bordet
- Husk tidsplan: Tidsplanen er centralt for at kunne styre processen
